點用 Excel 至最醒?提升效率必學十式

| 李兆城 | 07-02-2020 14:19 | |

相信大家都用過《MS Excel》試算表軟件,但真正懂得用盡其功能的用戶又有多少?ezone.hk 針對資料處理和打印設定,教授以下 10 個《MS Excel》實用技巧,讓用戶無論做功課或工作都可提升效率!

  • 十大《MS Excel》試算表實用功能
  • 設定儲存格方便整理資料
  • 打印試算表設定秘技

Part A:資料處理

用《MS Excel》處理、整理資料十分方便,以往介紹過不少函數整理及計算方法。其實儲存格還有不少設定,可讓用戶在整理資料時更方便快捷!

第一式
即時資訊

在報價單上,很多時會用到即時資料,包括:股價價格、外幣兌換率等。其實在《MS Excel》內,可透過輸入股票代號及其市場,例如:0001.HK,又或兩種貨幣,例如:JPY/HKD,再於「資料」欄目中,按下〈股票〉,並於「選項」中揀選顯示哪一資料,例如:即時報價、52 周高低位等。

Step 01
輸入內容

先在儲存格按特定格式輸入內容,並按〈股票〉。

Step 02
選擇功能

它便可讓用戶選擇所需即時資訊,例如:即時價格。

第二式        
限定內容

在《MS Excel》內每個儲存格的資料,都可能是環環相扣。只要一個資料輸入出錯,便可能令整個表格失效。用戶可選定儲存格後,於「資料」欄目中,按下〈資料驗證〉,並設定數值範圍,有效避免錯誤輸入。

Step 01
驗證資料

選定儲存格後,於「資料」欄目中,按下〈資料驗證〉。

Step 02
設定範圍

以數值為例,用戶可設定容許之最小及最大值。

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第三式        
自動校正

對於需要在《MS Excel》輸入重複內容的用戶,可選用自動校正功能。例如:在管理多張信用卡開支,可自訂在「Card1」時,自動變成某家銀行的信用卡,輸入時便更加快捷。

Step 01
打開功能

按〈Excel〉並選「喜好設定」,從中選擇「自動校正」。

Step 02
自動更換

用戶便可自訂輸入特定內容後,自動換成其他內容。

第四式        
清晰標註

報表列出不少數字,例如:對比預算、實際開支的差異。想讓人更易閱讀或表達重點,則可在數字前增加圖示,並設定特定規則作出顯示。

Step 01
設定規則

選擇儲存格後,按〈條件式格式設定〉,並選「圖示集」及「其他規則」。

Step 02
顯示圖示

用戶便可從中設定條件及圖示,讓數字前方顯示相應的圖示,方便他人閱讀。

第五式        
篩選內容

《MS Excel》是用作儲存資料、做報價單等的好拍檔。但有時忙中有錯,可能會將資料重複輸入,用戶便可藉內建功能,快速篩選重複內容。

Step 01
使用條件

選擇需要檢查的儲存格,並按〈條件式格式設定〉,選取「醒目提示儲存格規則」,再按〈重複的值〉。

Step 02
特別顯示

用戶便可設定顯示條件,例如:將重複內容以紅色顯示,以方便作出修正。

第六式        
下拉選單

在製作分類時,提供下拉選單,或會比複製及貼上更快捷。以下便教授為儲存格製作下拉選單的簡單方法。

Step 01
設定選單

用戶選擇相應的儲存格後,在「資料」欄目中按〈資料驗證〉。在「資料驗證準則」選擇「清單」,並在「來源」內輸入下拉式選單的選項,每個選項以「,」分隔。

Step 02
揀選選項

完成後,用戶便可在相應的儲存格內,選用合適選項。

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Part B:打印設定

解決使用《MS Excel》的疑難,只代表在電腦操作上沒有問題。不少用戶仍需打印出來使用,以方便進行簡報等工作,但原來打印設定也有不少值得留意的地方,以下介紹各打印相關技巧。

第七式        
列印範圍

在《MS Excel》內,單獨選擇列印,出來的效果定必未如理想。以將表單列印在 1 張 A4 紙為例,用戶其實需選擇相應的儲存格,再按〈檔案〉→〈列印範圍〉→〈設定列印範圍〉才可。

第八式        
邊界設置

預設的邊界或較多,未有用盡紙張,若圖表較大的話,變相會令打印出來的儲存格縮細。用戶可按〈檔案〉→〈頁面設定〉,選擇「邊界」並設定四邊預留的邊位,才進行列印。

第九式        
格線打印

《MS Excel》內看到的儲存格,打印出來,其實並無格線。用戶若需打印格線的話,可按〈檔案〉→〈頁面設定〉,選擇「工作表」,並於「列印選項」內勾選「格線」,讓儲存格的格線正常顯示於打印的工作表上。

第十式        
使用範本

若用戶未太熟悉製作《MS Excel》檔案,其實 Microsoft 亦有提供不少美觀的範本,讓用戶直接使用。例如:預算、報價、開支、日程等常用工作,也有精美範本可直接使用,打印出來便更專業、更美觀。

Source:ezone.hk

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