Microsoft Excel 試算表 5 個實用技!直排變橫排.中文字排序.合併資料格

| 黃健生 | 22-09-2019 23:09 | |

Microsoft Excel(MS Excel)微軟試算表是上班族與學生族常用的熱門辦公室軟件,用作記錄及分析資料,製作資料庫及圖表,處理大數據一流。MS Excel 其實好易用,打開一張 spreadsheet,在資料格輸入資料,儲存起來就創建了一個資料庫。如果懂得以下 5 個基本技巧,你會知道原來 MS Excel 還有更多可能性,在輸入資料的時候可以有更多變化,更實用! 

  • 資料格直排快速變橫排
  • 中文字排序、合併資料格
  • 鎖定資料格、formula 亂碼意思

以下介紹的 5 個 MS Excel 實用技,通用於 Google Sheets;以下使用 Google Sheets 示範。

1. 直排變橫排

在 spreadsheet 上用「直排」輸入了一堆資料,你那朝令夕改的「腦細」,突然要你使用「橫排」顯示資料,令你要重新輸入一次,非常沮喪?別傻!毋須重新輸入啊!spreadsheet 上其實有一個「直橫轉置」功能選項,讓你輕鬆快捷地就把資料由「直排」轉為「橫排」顯示呢!

資料格「直橫轉置排列」,想把圖中的兩行「直排」變成兩行「橫排」。

選取想要「直橫轉置排列」的資料格。

right click 滑鼠,按「Copy」。

選取你想要做橫排的資料格位置,如 B10。

揀「Paste special」> 「Paste transposed」,就是「直橫轉置排列」,即「直排變橫排」,或「橫排變直排」。

看!直排變了橫排囉!

 

2. 中文字排序

別以為只有英文才可以排序,中文字都可以按筆劃多少而順序或倒序排列。方法如下:

不只是英文,中文字都可以按筆劃數量「由多至少」或「由少至多」排列。

如想把圖中的姓氏,按筆劃由多至少排列,先選取想做排列的「姓氏資料格」。

揀「sort range by column B, Z -> A」,即可把姓氏按筆劃由多至少排列;如果想由少至多,則揀「A -> Z」即可。

看!姓氏排序按筆劃由多至少排列了

3. 合併資料格

如果想把兩個或以上的資料格合併,只要用「&」就可以!完整 formula 如下: 

假設你想把 B2(香港)、B3(經濟日報)、B4(集團)的資料格內容合併起來,變成「香港經濟日報集團」。

在 C6 資料格,輸入 =B2&B3&B4

用「&」可以合併兩個或以上的資料格,如圖中就把 B2、B3、B4 共三個資料格的內容合併起來,放到C6,公式是:=B2&B3&B4

C6 把 B2、B3、B4 合併起來,變成「香港經濟日報集團」。

 

4. 鎖定資料格

對於需要寫 formula 公式函數的你,應該知道整個 spreadsheet 試算表的資料格都是 realtive 相對的。換言之,當你把 formula 移到不同的資料格,formula 裡所需要的資料格位置也會變更。

如果想把 formula 裡的資料格位置保持不變,你需要用「$」符號。

例如想在 C2 資料格出現 B2 資料格除以 B5 資料格的答案,數式就要輸入「=B2/$B$5」,這樣複製到 D3,數式就會自動變成「=C3/$B$5」,即分母保持不變。

如果在 C2 輸入的是「=B2/B5」,當把 C2 複製到 D3,數式會變成「=C3/C6」,分子分母都改變了。

5. 認識 formula 亂碼

輸入公式時,可能出現下列看似亂碼的文字,其實每串亂碼都有意思,只要看懂並修正,就可以順利解決。

亂碼:#DIV/0!

原因:公式中的除數為 0 或為空白值,如 500/0

解決:避免除數為 0 或空白,或使用 If 等函數控制

亂碼:#NULL!

原因:使用不正確或沒有相交集的範圍運算

解決:修正範圍運算

亂碼:#NUM!

原因:公式中使用不正確的參數,或公式結果的值太大或太小

解決:逐步修正公式中的錯誤

亂碼:#NAME?

原因:在公式中使用了 Excel 不能辨別的文本或運算範圍時,產生錯誤值

解決:檢查名稱,找出並修正公式中的錯誤

亂碼:#REF!

原因:公式引用的欄位被刪除或是欄位中有誤

解決:修正欄位中的錯誤,或點選上一步復原正確的狀態

亂碼:#VALUE

原因:

1. 公式中本該數字與數字運算,卻將數字與文字運算,造成錯誤

2. 公式本該引用單一數值,卻不小心引用了一個區域

解決:

1. 修改公式中的文字格式,輸入正確數字

2. 修正公式為引用區域的函數,或修正引用的區域為單一數值

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Source:ezone.hk

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