作爲一個專業的學生、上班族，學好 Microsoft Word 絕對是一件好事。現在，不少學生及上班族很多時候都要跟其他人一起合作製作同一份文件，除了 Microsoft Word 之外，雲端的 Google Docs 文書處理工具都設有修改記錄功能，以 Word 為例，只要選用「追蹤修訂」功能，即可檢視多人協作的文件中，所被修改的地方。不過，這項追蹤修定功能也有「缺點」，就是如果使用者不希望讓人看到文件被修改的地方及修改者的身份，萬一使用及設定不當，隨時就會令「秘密」公開！
以 Word 為例，只要簡單按一下「追蹤修訂」鍵，大家就可以輕易看到自己以及別人對文件的修改記錄，只要擁有該文件就可以追蹤得到。不過，若用戶不希望讓文件的修改之處及修改者身份被公開，其實也是有辦法的！
首先，要了解 Word「追蹤修訂」的用法。以 Word 2016 為例，只要打開一份經過多人編輯的 Word 文件，在「校閱」中按下「追蹤修訂」鍵就能夠打開功能。Word 會即時標記並顯示任何人對文件所做的任何修訂，例如用兩條紅線標出曾經修訂的範圍；刪除線會顯示已經被刪除的字眼，用家可以自己設定各種顯示的顔色以及方法，更加可以輸入密碼「鎖定追蹤」，令「下一手」無法關閉追蹤功能。
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這樣，「最後一手」修改人就可以清楚看到所有修改者的參與度，甚至知道哪一部份的意見由誰人提出。然而，若不想被他人知道自己曾經修改文件，就需要將修改痕跡移除。
根據 Microsoft 的官方教學，只有一個方法可以完全移除文件的修改痕跡，就是「接受」或「拒絕」修訂。若不處理這些修訂，即使打開文件，在「追蹤修訂」中選擇「無標記」，下一手再次打開文件時，過往的修訂都會重新出現。要完全移除修改痕跡的話，可以按「追蹤修訂」旁邊，「變更」群組的選項來「接受」，以及「拒絕」指定或所有變更。這樣，「摘要資訊」中的修訂數字就會顯示為「0」，存檔之後就完成。就算再打開文件，都不會見到文件顯示七彩顔色的修訂記錄了。事實上，俗語有云「若要人不知，唔好咁__ __」，用文書處理程式修改好文件之後，把它輸出成不可修改的 PDF 文件，不是更理想嗎？
Source：ezone.hk、Microsoft